Mit einem aktuellen Beschluss vom 12. Januar 2024 mit dem Aktz. VI B 37/23 hat der Bundesfinanzhof (BFH) nochmals klargestellt, welche Regeln im Rahmen der Führung eines elektronischen Fahrtenbuchs zur Anwendung gelangen.
Der Begründung des Beschlusses lässt sich entnehmen, dass die Klägerin offenkundig für digitale Eintragungen von Fahrten ein Computerprogramm nutzte, bei welchem die Feststellung etwaiger nachträglicher Änderungen nur durch weitere Abfragen möglich war, die allein durch den Systemadministrator durchgeführt werden konnten. Genauere Details zum Sachverhalt sind leider nicht bekannt, auch da das vorausgegangene Urteil des Hessischen Finanzgerichtes vom 16. Mai 2023 Aktz. 3 K 1219/21 bislang nicht veröffentlicht wurde.
Der BFH betonte allerdings, dass wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms nicht von vornherein technisch ausgeschlossen sind, diese zumindest in der Datei selbst dokumentiert werden müssen und offengelegt werden. Sind demgegenüber erst weitere Listen anzufordern oder Abfragen bei einem Dritten (z. B. dem Systemadministrator) zu machen, um feststellen zu können, dass es sich bei dem in elektronischer Form geführten Fahrtenbuch um ein in sich geschlossenes Verzeichnis handelt, stellt die Datei keine geeignete Aufzeichnungsmethode dar.
Kurz gefasst bedeutet dies:
- Ein Fahrtenbuch muss in geschlossener Form geführt werden.
- Eine mit Hilfe eines Computerprogramms erzeugte Datei genügt diesen Anforderungen nur, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nach der Funktionsweise des verwendeten Programms technisch ausgeschlossen sind oder zumindest in ihrer Reichweite in der Datei selbst dokumentiert und offen gelegt werden (Bestätigung des Urteils des BFH vom 16.11.2005 – VI R 64/04, BStBl. II 2006, 410).
Weitere Details finden Sie im vollständigen Beschlusstext des BFH.
