Ein elektronisches Fahrtenbuch erfüllt nicht die Anforderungen an den ordnungsgemäßen Nachweis des tatsächlichen Umfangs der Privatnutzung eines betrieblichen Kfz, wenn nachträgliche Veränderungen an den zu einem früheren Zeitpunkt eingegebenen Daten nicht in der Datei selbst, sondern in externen Protokolldateien dokumentiert werden.
Die Richter des Finanzgerichtes Düsseldorf hatten kürzlich über einen Sachverhalt zu entscheiden, in welchem es wieder einmal um den ordnungsgemäßen Nachweis der Privatnutzung bei einem elektronisch geführten Fahrtenbuch ging. Der Entscheidung – Urteil vom 24. November 2023 – Aktz. 3 K 1887/22 H(L) lag der folgende Sachverhalt zugrunde:
Zum Betriebsvermögen der Klägerin – eine GmbH – gehörten u. a. zwei PKWs welche von dem Gesellschafter der GmbH auch zu privaten Zwecken genutzt werden durften. Die Klägerin erfasste für die private Nutzung lediglich folgende geldwerte Vorteile als Arbeitslohn: 2.344,96 € (2012), 2.000 € (2013), 2.200 € (2014) und 600 € (Januar bis März 2015). Erfasst wurde der Anteil an den Gesamtkosten, der rechnerisch auf den Anteil der privat gefahrenen Kilometer laut Fahrtenbuch entfiel.
Ein der beiden Gesellschafter führte für die Fahrzeuge elektronische Fahrtenbücher mit der Software „Fahrtenbuch Express“. Neben dem eigentlichen Fahrtenbuch wurden hiermit auch Aufstellungen über die angefallenen Kosten erstellt.
Für den Zeitraum 1. Januar 2012 bis 31. März 2015 wurde eine Lohnsteueraußenprüfung bei der Klägerin durchgeführt, bei der der Prüfer zu dem Schluss kam, dass das Fahrtenbuch nicht ordnungsgemäß sei. Die Einsichtnahme der Ursprungsdaten habe ergeben, dass die Eintragungen nicht zeitnah erfolgten, sondern eine Aktualisierung im 3 bis 6-Wochenrhythmus erfolgt sei. Das Fahrtenbuch sei deshalb zu verwerfen und der geldwerte Vorteil sei unter Anwendung der sog. 1 % – Regelung zu ermitteln.
Die Klägerin hatte nach abgelehntem Einspruch gegen den erhobenen Haftungsbescheid und einer abweisenden Einspruchsentscheidung Klage erhoben. Sie ist der Auffassung, dass die elektronischen Fahrtenbücher steuerlich anzuerkennen sind.
Die Richter des Finanzgerichtes Düsseldorf führten in den Gründen ihrer Entscheidung insbesondere aus:
- Die Überlassung eines betrieblichen Kfz durch den Arbeitgeber an den Arbeitnehmer für dessen Privatnutzung führt zu einer Bereicherung des Arbeitnehmers und damit in aller Regel zum Zufluss von Arbeitslohn i. S. von § 19 EStG. Denn der Arbeitnehmer ist um den Betrag bereichert, den er für eine vergleichbare Nutzung aufwenden müsste und den er sich durch die Überlassung des Fahrzeugs durch den Arbeitgeber erspart (ständige Rechtsprechung, vgl. BFH, Urteil v. 15.12.2022 – VI R 44/20, BStBl II 2023, 442).
- Die dem Gericht vorgelegten Fahrtenbücher erfüllen die Voraussetzungen nicht. Zum einen fehle die von der Rechtsprechung geforderte äußere geschlossene Form und zum anderen seien die Fahrtenbücher nicht zeitnah geführt worden.
- Dem Erfordernis der zeitnahen Führung eines solchen Fahrtenbuchs werde nicht genügt, wenn die – zwischenzeitlich auf Notizzetteln festgehaltenen – Eintragungen erst mehrere Tage oder Wochen nach Abschluss der betreffenden Fahrten vorgenommen werden.
Zum Hintergrund der Entscheidung:
Der als Lohnzufluss zu erfassende geldwerte Vorteil aus einer unentgeltlichen oder verbilligten Überlassung eines Kfz zu privaten Zwecken ist grundsätzlich nach § 8 Abs. 2 Satz 2 EStG i.V. mit § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG nach der sog. 1 % – Regelung zu berechnen. Der tatsächliche Umfang der Privatnutzung darf nur dann berücksichtigt werden, wenn der Steuerpflichtige diesen durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nachweist. Ist dies der Fall, kann der für die Überlassung eines dienstlichen Kfz zur privaten Nutzung anzusetzende geldwerte Vorteil entsprechend dem Anteil der Privatnutzung an den insgesamt für das Kfz angefallenen Aufwendungen berechnet werden.