Jeder Handelsvertreter hat nach dem Gesetz, ohne dass insoweit etwas anderes vereinbart werden kann, einen Anspruch auf Erteilung eines Buchauszuges gegenüber seinem vertretenen Unternehmen. Dabei ist der Anspruch auf Buchauszug gemäß § 87c Abs. 2 HGB an keine weiteren Voraussetzungen gebunden und braucht lediglich geltend gemacht zu werden. Insbesondere muss der Handelsvertreter nicht darlegen, dass ihm irgendwelche Geschäfte, für die ihm Provision zustehen könnte, vom vertretenen Unternehmer nicht abgerechnet worden seien. Der Anspruch erstreckt sich auf alle zurückliegenden Zeiträume, soweit die zugrunde liegenden Provisionsansprüche noch nicht verjährt sind.

Er ist auch nach einhelliger höchstrichterlicher Rechtsprechung nicht dadurch ausgeschlossen, dass der Handelsvertreter jahrelang widerspruchslos die Provisionsabrechnungen entgegen genommen hat. Nur dann, wenn der Handelsvertreter die Provisionsabrechnungen als vollständig und richtig anerkannt oder nachträglich auf den Anspruch verzichtet hat oder keine Provisionsansprüche mehr bestehen können, kann kein Buchauszug mehr verlangt werden.

Der Buchauszug ist der spezielle Auskunftsanspruch des Handelsvertreters, mit dem dieser in die Lage versetzt werden soll, seine Provisionsabrechnungen zu überprüfen. Dabei soll er als „Auszug aus den Büchern des Unternehmers“ die Tatsachen wiedergeben, die für die Provisionsberechnung relevant sind und sich aus der EDV, der Korrespondenz und anderen Unterlagen und Daten des Herstellers ergeben. Ebenfalls spielt der beim Unternehmer entstehende finanzielle Aufwand für die Erstellung eines ordnungsgemäßen Buchauszugs keine Rolle. Schon vor Jahren hat der Bundesgerichtshof darauf hingewiesen, dass ein Unternehmer seine Geschäftsbücher so einzurichten hat, dass er diesen Buchauszug auch erteilen kann. Der Einwand, die Erstellung des Buchauszuges sei mit enorm hohen Kosten verbunden, blieb deshalb unbeachtlich.

Der Inhalt eines Buchauszuges

De facto ist der Buchauszug eine vom vertretenen Unternehmen zu erstellende Liste bzw. Aufstellung, in der die entsprechenden Eintragungen einzusetzen sind. Ob sie dann auch tatsächlich und vollumfänglich darin aufgenommen werden, steht auf einem anderen Blatt und berechtigt ggfs. zur Bucheinsicht.

In der Regel hat der Buchauszug folgende Angaben zu enthalten:

Auftragsdatum, -nummer, Warenart, Warenmenge und Warenwert lt. Auftrag, Rechnungsdatum, -nummer und Rechnungsbetrag, Kunde mit Anschrift, Stadium der Ausführung des Geschäfts bzw. des Standes der Auftragsbearbeitung im Falle angebahnter Geschäfte (§ 87 Abs. 3 HGB), Höhe und Datum der eingegangenen Zahlungen, im Falle von Nichtzahlungen, welche Maßnahmen zur Beitreibung der Forderungen durchgeführt wurden, Annullierungen und Retouren sowie Gründe hierfür.

Diese Angaben sind im Buchauszug für jedes Geschäft, bei dem die Provisionsansprüche nicht bereits verjährt sind, zu machen. Dabei sind insbesondere der Auftragswert, der Rechnungsbetrag, die Höhe der Kundenzahlungen und die Annullierungen und Retouren sowie deren Gründe für die Provision interessant. Obgleich in der Praxis regelmäßig die Provisionen von den Rechnungsbeträgen ermittelt werden, ist die eigentliche Basis für die Provision der Wert des abgeschlossenen Geschäftes.

Annulliert ein Kunde nach der Annahme seiner Bestellung einen Teil des Geschäftes, weil er die Ware nicht in dem Umfang benötigt, wie er sie bestellt hat, und erhält er entsprechend weniger Ware, wird ihm, soweit die  Rechnung noch nicht ausgestellt war, auch nur die verringerte Bestellung in Rechnung gestellt und dem Handelsvertreter verprovisioniert. Der Handelsvertreter hat aber in diesem Fall i.d.R. Anspruch auf die Verprovisionierung des vollen ursprünglichen Bestellwertes (§ 87a Abs. 3 S. 1 HGB). Deshalb ist es besonders wichtig, dass die Differenzen zwischen den Auftragswerten und den Rechnungsbeträgen aus dem Buchauszug ersichtlich sind. Da sich häufig gerade die Auftragswerte aber nicht (mehr) in der EDV befinden und manuell in den Buchauszug aufgenommen werden müssten, werden einfach die Rechnungsbeträge in die Auftragswertspalte übernommen. Besonders deutlich wird dies, wenn erteilte Gutschriften dort als Minusbeträge auftauchen, da es bekanntlich keine Minusaufträge gibt.

Den meisten Handelsvertretern werden zudem Gutschriften regelmäßig in der Provision belastet.

Auch bei Gutschriften gilt, dass diese i.d.R. die Provisionen nicht reduzieren (§ 87a Abs. 3 S. 1 HGB). Entsprechend ist für Gutschriften im Buchauszug unter Annullierungen und Retouren anzugeben, in welchem Umfang und aus welchem Grund für welches Geschäft eine Gutschrift erteilt wurde. Auch hieraus ergeben sich häufig nicht unerhebliche Provisionsansprüche.

Dem Buchauszug entgehen

Die meisten Unternehmen empfinden den Buchauszug aufgrund des Aufwandes, die die Erstellung macht, und die Unkenntnis über die Art seiner Erstellung als Schikane. Da der Anspruch jedoch zwingend ist – wie oben bereits festgestellt, kann dieser vertraglich nicht ausgeschlossen oder begrenzt werden. Das Unternehmen kann ihm also nicht entgehen. Es muss ihn erfüllen. Nur wenn bereits die dem Handelsvertreter erteilte Provisionsabrechnung alle Angaben enthält, die auch für einen ordnungsgemäßen Buchauszug erforderlich sind, gilt der Anspruch als erfüllt und kann nur in einem solchen Fall nicht mehr geltend gemacht werden.

In aller Regel sollte der Handelsvertreter den Anspruch auf Buchauszug während des laufenden Vertrages nicht geltend machen, weil er sich bewusst sein sollte, dass er hierdurch die gute Vertrauensbasis zum Unternehmen empfindlich stören wird. Erst wenn der Vertrag beendet ist, wird dieser Anspruch – dann meist zusammen mit dem Ausgleichsanspruch gemäß § 89 b HGB – geltend gemacht.

Allerdings werden die meisten Buchauszüge nicht erstellt, weil sich die Parteien über die ausstehenden Provisionen und einen möglichen Handelsvertreterausgleich bereits zuvor einigen. Wird der Buchauszug doch erstellt, kann häufig nur ein fachkundiges Auge erkennen, ob es sich tatsächlich um einen solchen handelt, er teilweise erfüllt ist und nur noch ergänzt zu werden braucht oder gar nicht, weil er völlig unbrauchbar ist. Ist der Buchauszug erteilt, fehlen aber einzelne Angaben, so besteht in der Regel kein Anspruch auf Erteilung eines kompletten neuen Buchauszuges. Vielmehr kann der Handelsvertreter dann eine Ergänzung des Buchauszuges bezüglich der fehlenden Angaben verlangen, die er dann allerdings auch konkret darlegen muss. Unabhängig davon ist der Buchauszug für den Handelsvertreter ein wichtiges Instrumentarium, um in Erfahrung zu bringen, welche Provisionsansprüche ihm noch tatsächlich zustehen.

Wichtiges zusammengefasst:

• Der Handelsvertreter kann nach der Erteilung einer Provisionsabrechnung einen Buchauszug über alle Geschäfte verlangen, für die ihm eine Provision zusteht.
• Der beim Unternehmer entstehende finanzielle Aufwand für die Erstellung eines ordnungsgemäßen Buchauszugs spielt keine Rolle, da er dazu zwingend verpflichtet ist.
• Der Buchauszug ist für den Handelsvertreter ein wichtiges Instrumentarium, um in Erfahrung zu bringen, welche Provisionsansprüche ihm tatsächlich zustehen.

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