Was Gründer bei der Beschäftigung von Arbeitnehmern beachten müssen
Viele Existenzgründer kennen es: Nachdem viel Mühe und Geld in den Geschäftsaufbau investiert wurde und das Business langsam anfängt zu florieren, kommt ein Auftrag nach dem anderen ins Haus geflattert. Viele Gründer, insbesondere Gründer einer Handelsvertretungsagentur wuppen den Geschäftsablauf zunächst alleine. Lukrative Vertretungen, die hohe Provisionen versprechen, möchte man nicht ausschlagen. Den gesamten Außendienst, aber auch die Bewältigung der internen Verwaltung alleine zu meistern, ist eine Herausforderung. Der Gedanke an die Beschäftigung von Arbeitnehmern kommt auf.
Untervertreter oder Mitarbeiter?
Handelsvertreter haben zur Entlastung bei der Vermittlungsarbeit die Möglichkeit, Untervertreter einzusetzen (sofern dies vertraglich nicht ausgeschlossen wurde) oder aber Mitarbeiter einzustellen.
Wie auch der Handelsvertreter selbst, erhält ein Untervertreter in der Regel kein Festgehalt, sondern verdient seine Provision nur bei erfolgreich vermittelten Geschäften. Auch sind für einen Untervertreter, als selbständiges Unternehmen keine Sozialversicherungsbeiträge abzuführen, was bei Mitarbeitern der Fall ist. Dies kann Geld sparen. Auf der anderen Seite sind abhängig beschäftige Mitarbeiter weisungsabhängig, so dass eine höhere Kontrolle über die Tätigkeiten der Angestellten möglich ist. Welches Modell für den einzelnen Handelsvertreter vorteilhafter ist, ist stets eine individuelle Einzelfallentscheidung, die nach gründlicher Abwägung der gewünschten Kriterien zu fällen ist.
Was ist bei der Einstellung von Mitarbeitern zu beachten?
Bereits im Bewerbungsverfahren sind einige Rechtsvorschriften zu beachten. Insbesondere das allgemeine Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ist ab der Stellenausschreibung bis hin zum laufenden Anstellungsverhältnis zu beachten. Diskriminierungen, etwa wegen des Geschlechts, der Herkunft oder der sexuellen Identität etc. sind strikt verboten und können Schadensersatzfolgen nach sich ziehen.
Mit der Einstellung eines Mitarbeiters erfolgt sodann der Abschluss des Arbeitsvertrages. Dieser kann mündlich, sollte jedoch besser gleich schriftlich abgeschlossen werden. Ist der Vertrag nämlich mündlich geschlossen, muss der Arbeitgeber spätestens einen Monat nach Beginn des Arbeitsvertrages dem Arbeitnehmer eine Niederschrift über die wesentlichen Vertragsbedingungen aushändigen. Eine Befristung des Arbeitsvertrages muss in jedem Fall schriftlich erfolgen. Muster für Arbeitsverträge bietet die CDH hier in ihrem Online-Shop an.
Sodann benötigt der Arbeitgeber die sogenannte Betriebsnummer. Diese Betriebsnummer kann in der Regel telefonisch bei der zuständigen Arbeitsagentur erfragt werden. Die Betriebsnummer wird je Unternehmen unabhängig von der Beschäftigtenzahl einmal erteilt. Unter dieser Betriebsnummer sind dann alle Meldungen an die Krankenkasse – z.B. Anmeldung, Abmeldung, Meldung bei Unterbrechung der Beschäftigung, Jahresmeldung, Meldung geringfügig Beschäftigter usw. – vorzunehmen. Dabei sind alle Arbeitnehmer, einschließlich der zur Berufsausbildung Beschäftigten sowie kurzfristig und geringfügig Beschäftigten innerhalb von 14 Tagen bei den Krankenkassen unter Angabe der jeweiligen Versicherungsnummer des Arbeitnehmers und der entsprechenden Tätigkeitsmerkmale zu melden.
Sozialversicherung, Lohn und gesetzliche Unfallversicherung
Zudem müssen Arbeitgeber für ihre Mitarbeiter Sozialversicherungsbeiträge abführen. Der Arbeitgeber erhält bei der zuständigen Krankenhasse/Einzugsstelle, an die die Beiträge zu überweisen sind, ein sogenanntes Arbeitgeberkonto. Auf dieses Konto hat der Arbeitgeber dann die gesetzlichen Beiträge zu den unterschiedlichen Zweigen der Sozialversicherung – Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abzuführen. Die Beiträge für die Sozialversicherung bringen in der Regel Arbeitnehmer zur Arbeitgeber je zur Hälfte auf. Den Arbeitnehmeranteil behält der Arbeitgeber direkt vom Arbeitsentgelt ein. In der Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung wird der jeweilige Beitragssatz gesetzlich festgelegt. Spätestens am drittletzten Bankarbeitstag eines Monats ist der Gesamtsozialversicherungsbeitrag fällig.
Der Arbeitgeber ist außerdem verpflichtet, von dem Lohn, welches er dem Arbeitnehmer zahlt, Lohnsteuer einzubehalten und an das Finanzamt der Betriebsstätte abzuführen. Der Arbeitgeber richtet entsprechend dieser Informationen für jeden Arbeitnehmer ein Lohnkonto ein (Bruttolohn, Abzüge, Nettolohn), in welchem die betreffenden Angaben erfasst werden. Dieses Lohnkonto ist sechs Jahre lang nach der letzten Gehaltszahlung aufzubewahren. Auch der Solidaritätszuschlag und ggf. die Kirchensteuer sind vom Arbeitgeber abzuführen.
Für geringfügig Beschäftigte bzw. Mini-Jobber gelten für die Abführung der Abgaben besondere Regelungen. Nachdem die Betriebsnummer bei der zuständigen Agentur für Arbeit erfragt wurde, sind alle Meldeverpflichtungen und die Abführung der Abgaben einheitlich bei der Mini-Job-Zentrale, der Bundesknappschaft Bahn See, zu erfüllen.
Nicht zu vergessen ist die gesetzliche Unfallversicherung, die alleine vom Arbeitgeber getragen wird. Versicherungsträger sind die Berufsgenossenschaften. Alle Arbeitnehmer sind in der gesetzlichen Unfallversicherung pflichtversichert. Die Höhe der Beiträge bemisst sich nach der jährlichen Lohn- und Gehaltssumme der Versicherten und der Gefahrenklasse, welche dem Unternehmen zugeordnet wird. Jeder Arbeitsunfall ist auf einem entsprechenden Formular unverzüglich der zuständigen Berufsgenossenschaft mitzuteilen. Welche Berufsgenossenschaften für Handelsvertreter in Frage kommen, erfahren Sie im Mitgliederbereich der Infothek Merkblätter.
Grundsätzlich haben alle Arbeitnehmer – unabhängig vom Umfang der wöchentlich oder monatlich zu leistenden Arbeitszeit – bei unverschuldeter Arbeitsunfähigkeit Anspruch auf Entgeltfortzahlung durch den Arbeitgeber bis zu einer Dauer von sechs Wochen. Dieser Anspruch auf Entgeltfortzahlung entsteht, wenn das Arbeitsverhältnis vier Wochen lang ununterbrochen bestanden hat. Die Entgeltfortzahlungsversicherung ist ein Ausgleichsverfahren, welches für jeden Beschäftigten grundsätzlich bei dessen gesetzlicher Krankenkasse durchzuführen ist.
Weitergehende Informationen finden CDH-Mitglieder im mitgliedergeschützten Bereich der Infothek Merkblätter.