Ab 1. Januar 2025 gilt für alle im inländischen B2B-Bereich tätigen Unternehmen die E-Rechnungspflicht. Die bislang häufig genutzten Papier- und  PDF-Rechnungen gelten dann nur noch als „sonstige Rechnung“ und sind nur unter bestimmten Bedingungen für eine gewisse Zeit zulässig. Zwar gibt es bis 2028 Übergangsregelungen, jedoch nur für den Rechnungssteller. Der Rechnungsempfänger muss bereits ab kommenden Januar den Empfang von E-Rechnungen sicherstellen.

Hintergrund der E-Rechnungspflicht

Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung (E-Rechnung) erfolgt auf Grundlage des im März 2024 verkündeten Wachstumschancengesetzes und hat die Digitalisierung der Wirtschaft sowie die Bekämpfung der Finanzkriminalität zum Ziel. Die E-Rechnung soll außerdem in den nächsten Jahren EU-weit verpflichtend werden. Einige EU-Länder, z.B. Italien, haben die E-Rechnungspflicht bereits eingeführt.

PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung

Man könnte meinen, eine per E-Mail versendete PDF-Rechnung sei eine elektronische Rechnung – im Gegensatz zu der offensichtlich nicht elektronischen Papierrechnung. Dies wird ab nächstem Jahr aber nicht (mehr) der Fall sein.

Nach der ausschlaggebenden CEN-Norm EN 16931 ist eine elektronische Rechnung nämlich eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das ist bei einer PDF-Rechnung nicht der Fall.

Unter das Format E-Rechnung fallen etwa die sogenannte XRechnung (reiner XML-Datensatz), die unter anderem im öffentlichen Auftragswesen bereits angewendet wird und das hybride Format ZUGFeRD als eine Kombination aus PDF-Dokument und XML-Datei.

Übergangsfristen besser nicht ausschöpfen

 Obwohl der Gesetzgeber Übergangsfristen für die Umstellung auf die E-Rechnung vorgesehen hat, sollten sich Handelsvertreter bereits jetzt mit dem Thema auseinandersetzen und das eigene Rechnungswesen ggf. umstellen. Zwar gelten die nachfolgend genannten Übergangsfristen für den Rechnungssteller, allerdings müssen Handelsvertreter ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen gemäß EN16931 mindestens empfangen und verarbeiten können.

Grundsätzlich ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Rechnungen für kleine Beträge bis 250 € und Fahrausweise, ebenso wie Rechnungen an Verbraucher.

Ansonsten gilt: Bis zum 31. Dezember 2026 können zunächst noch Papierrechnungen sowie E-Rechnungen in Formaten, die nicht den neuen Vorgaben an elektronische Rechnungen entsprechen (z.B. PDF), ausgetauscht werden. Allerding muss der Rechnungsempfänger der Abweichung von der E-Rechnungs-Verpflichtung bei „sonstigen“ elektronischen Formaten zustimmen. Verweigert beispielsweise ein vertretenes Unternehmen den Empfang einer nicht elektronischen Rechnung, muss der Handelsvertreter eine E-Rechnung gemäß EN16931 erstellen. Umgekehrt kann ein Handelsvertreter den Empfang einer E-Rechnung nicht ablehnen.

Nach dem 31. Dezember 2026 bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Übergangsregelung nur noch für rechnungsstellende Unternehmen, die weniger als 800.000 Euro Umsatz im Jahr machen. Außerdem dürfen die sogenannten EDI-Verfahren, die von den neuen Formatvorgaben abweichen, bis dahin noch genutzt werden. Letzteres sollte nur für solche Handelsvertretungen relevant sein, die das EDI-Verfahren ohnehin schon nutzen.

 Wird gegen die E-Rechnungspflicht verstoßen, wird der Leistungsempfänger keinen Vorsteuerabzug erhalten. Denn ihm liegt in diesem Fall keine ordnungsgemäße Rechnung vor.

Viele Fragen an die Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung hat einen Entwurf eines BMF-Schreibens veröffentlicht, in dem die Grundsätze zur Anwendung der neuen E-Rechnung dargestellt werden. Das endgültige BMF-Schreiben soll voraussichtlich zu Beginn des 4. Quartals 2024 veröffentlicht werden. Dies ist auch dringend erforderlich, denn es sind noch zahlreiche Fragen zur E-Rechnung offen.

Eine öffentliche Software oder Plattform für den Empfang und das Versenden von E-Rechnungen ist seitens des Gesetzgebers derzeit leider nicht geplant. Somit müssen sich Verpflichtete selbst um die technische Umsetzung kümmern. Ob dies durch manuelle Konvertierungen (beispielsweise die Umwandlung einer per E-Mail erhaltenen E-Rechnung in eine – für Menschen lesbare – PDF-Rechnung) oder durch die Inanspruchnahme einer entsprechenden Software der gängigen Anbieter von Buchhaltungssystemen erfolgt, ist individuell und nach eigenem Bedarf zu entscheiden.

Ein CDH-Merkblatt zur E-Rechnung folgt im mitgliedergeschützten Bereich der www.cdh.de. Ein Webinar zum Thema E-Rechnung für CDH-Mitglieder ist für Anfang September geplant. Mitglieder werden rechtzeitig informiert, bzw. (zum Webinar) eingeladen.

Das Wichtigste in Kürze:

• Ab 01.01.2025 gilt die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich, wenn auch mit Übergangsfristen für die Rechnungsstellung.
• Den Empfang und die Verarbeitung der E-Rechnung müssen Handelsvertreter bereits ab 01.01.2025 sicherstellen.
• Es ist nicht auszuschließen, dass einige vertretene Unternehmen bereits ab 01.01.2025 E-Rechnungen verlangen und/oder eigene Rechnungen und Gutschriften als E-Rechnungen versenden.