Das BMF hat die FAQ zur E-Rechnung in Deutschland aktualisiert. Sie enthalten nun eine Nichtbeanstandungsregelung zur Archivierung von E-Rechnungen. Diese bezieht sich auf Kleinunternehmer i.S.d. § 19 UStG, für die keine Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen gilt. Wie bereits in der Vergangenheit handelt es sich um eine rein umsatzsteuerrechtliche Regelung, die die verfahrensrechtlichen Vorgaben unberührt lässt.
Die FAQ enthalten unter Punkt 13 die Nichtbeanstandungsregelung zur Archivierung von Rechnungen:
Umsatzsteuerlich gilt nach § 14b Absatz 1 UStG, dass ein Unternehmer ein Doppel jeder ein- und ausgehenden Rechnung acht Jahre aufzubewahren hat. Bei einer E Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Für Zwecke der Umsatzsteuer gilt jedenfalls bei Unternehmen innerhalb der Umsatzgrenzen des § 19 UStG (25.000 € im vorangegangenen und 100.000 € im laufenden Kalenderjahr), dass alleine wegen einer Speicherung und Archivierung von E Rechnungen außerhalb eines Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen die Unversehrtheit vorliegt.
Zusammengefasst bedeutet das: Unternehmen müssen E-Rechnungen mindestens acht Jahre aufbewahren. Diese müssen unverändert und lesbar bleiben. Der strukturierte Teil der Rechnung (z. B. XML-Daten bei einer XRechnung) muss so gespeichert werden, dass er nicht verändert werden kann.
Werden E-Rechnungen außerhalb eines Datenverarbeitungssystems gespeichert und archiviert, stellt das für Kleinunternehmer mit einem Umsatz unter 25.000 Euro im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr in der Regel keinen Verstoß gegen die gesetzliche Vorgabe der Unversehrtheit dar.
Die FAQ’s finden Sie hier: https://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/FAQ/e-rechnung.html
