Tools für die Online-Kommunikation im Homeoffice
Regelmäßige Kommunikation ist im Homeoffice unabdingbar. Sei es mit dem Team, anderen Kollegen, Dienstleistern und Kunden. Gut, dass es für Chats, Videokonferenzen und Datenaustausch kostenfreie Tools gibt. Eine gute Alternative für den Vertrieb, wo persönliche Beziehungen und Beratung oft eine wichtige Rolle spielen.
Einzel- und Gruppenchats via Slack
Mit diesem Tool ist eine webbasierte Echtzeit-Kommunikation sowohl auf dem PC/ Laptops als auch mit dem Smartphone möglich. Es lassen sich private Nachrichten an einzelne Personen versenden oder man kommuniziert in Gruppenchats, den sogenannten Channels. Für verschiedene Themen, Abteilungen oder Projekte empfiehlt es sich, eigene Channels einzurichten. Wer in diesen Kanälen schreiben und mitlesen darf, lässt sich individuell festlegen. Man kann außerdem Dokumente hochladen und kommentieren. Um eine bestimmte Stelle oder ein Dokument zu finden, nutzt man die präzise Suchfunktion. Mit der Gratis-Version kann man einzelne Personen anrufen, Gruppenanrufe sind nur in der kostenpflichtigen Version möglich. Außerdem lassen sich zahlreiche Anwendungen mit Slack verknüpfen.
Der Allrounder für’s Homeoffice: Microsoft Teams
Eine umfangreiche Teamworking-Plattform, die ebenfalls mit einem Chat arbeitet – das ist Microsoft Teams. Auch hier lassen sich verschiedene Kanäle erstellen, die einen strukturieren Austausch ermöglichen. Darüber hinaus können Dateien und Links ausgetauscht, Besprechungen geplant, Videokonferenzen gehalten und Aufgaben festgelegt werden. Das Tool ist besonders für Unternehmen interessant, die bereits andere Microsoft-Anwendungen nutzen. So lassen sich etwa Word, OneNote, Planner und SharePoint integrieren. Mit Teams kann man direkt auf die Webversionen seiner Office-Anwendungen zugreifen und Dokumente gemeinsam bearbeiten.
Auch in der kostenfreien Version sieht Microsoft Teams kein Limit für vergangene Chat-Inhalte vor. Videokonferenzen sind ebenfalls möglich. Kleinere Unternehmen können derzeit auch erweiterte Funktionen gratis nutzen. Das Angebot gilt bis Januar 2021. Im Microsoft Office Abonnement „Office 365 Business Premium“ ist Teams bereits enthalten.
Der Dino unter den Messaging-Diensten: Skype
Skype ist ein kostenloser Instant-Messenger, der neben Chats auch Videokonferenzen, IP-Telefonie, Dateiübertragung und das Übertragen des Bildschirms unterstützt. Mit Skype kann man sowohl am PC / Laptop als auch über das Smartphone chatten und telefonieren.
Telefonkonferenzen im Homeoffice
Ein Klassiker und super für die Kommunikation mit Externen oder Personen die keine oder andere Tools nutzen: Das Telefon. Damit man eine Konferenz abhalten kann, gibt man seine E-Mail-Adresse auf der Website des Dienstes meebl ein. Anschließend erhält man die Telefonnummer und Nummer des Konferenzraumes, die man den Teilnehmern der Konferenz mitteilt. Diese wählen sich über einen Anruf der Nummer in die Konferenz ein. Der Konferenzraum kann für 72 Stunden benutzt werden. Wer eine Festnetz-Flarate hat, zahlt für den Anruf nichts. Alternativen zu meebl sind konferenz-net oder deutsche-telefonkonferenz, hier ist aber eine kostenfreie Registrierung nötig.
Große Dateien oder Videos via E-Mail verschicken
Große Dateien lassen sich mit Filehosting-Diensten wie WeTransfer verschicken. In der kostenlosen Version sind Dateien bis zu 2 GB möglich, ohne Registrierung. Dazu gibt man auf der Website des Dienstes seine eigene und die E-Mail-Adresse des Empfängers ein und kann wahlweise eine Nachricht hinterlassen. Dateien hochladen, senden – fertig. Sobald der Empfänger die Dateien heruntergeladen hat, erhält man eine Benachrichtigung. Ähnlich, funktionieren die Dienste transfernow für Dateien bis zu 4 GB, transferxl für Dateien bis 5 GB und infinit für Dateien bis 10 GB in der kostenlosen Version. Es gibt unzählige weitere dieser Dienste, man sollte sich seinen Favoriten je nach eigenen Bedürfnissen auswählen.