DSGVO: Aufbewahrungs- und Löschfristen für Bewerbungsunterlagen
Im Zuge des Wirksamwerdens der EU-Datenschutzgrund-Verordnung (EU-DSGVO) ist vermehrt die Frage aufgekommen, wie mit Bewerbungsunterlagen unterlagen umgegangen werden soll. Einige Unternehmen speichern Dokumente der Bewerber ab und verpassen es, diese rechtzeitig zu löschen. Das Datenschutzrecht aber erlaubt grundsätzlich keine unbefristete Speicherung von Bewerberdaten.
Bewerber für ein Beschäftigungsverhältnis gelten gemäß § 26 Absatz 8 Satz 2 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) als Beschäftigte im Sinne des Datenschutzes. Nach § 26 Abs. 1 BDSG dürfen Daten von Beschäftigten nur verarbeitet werden, wenn dies dem Zweck der Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis dient. Fällt dieser Zweck weg und liegt auch keine entsprechende Einwilligung des Bewerbers oder eine gesetzliche Vorschrift, die die weitere Speicherung erforderlich macht vor, sind die Daten zu löschen.
Zunächst gilt, dass Bewerbungsunterlagen im Unternehmen nur den Personen zugänglich gemacht werden dürfen, die mit der Besetzung der Stelle befasst sind. Dies sind zumeist die Personalabteilung und die direkten Vorgesetzten des möglichen Arbeitnehmers. Nicht in das Bewerbungsverfahren einbezogene Mitarbeiter sollten keinen Zugang zu den Unterlagen haben.
Aufbewahrungsfrist sollte maximal 6 Monate betragen
Wenn der Bewerber als Kandidat für die offene Stelle nicht in Frage kommt, sollten seine Daten spätestens 6 Monate nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht werden. Diese Frist folgt aus der Möglichkeit des Bewerbers, nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG) zu klagen. Solange der Arbeitgeber mit einer solchen Klage rechnen muss, kann er die Bewerberdaten speichern.
Die Löschfrist gilt jedoch dann nicht, wenn der Bewerber dazu eingewilligt hat, dass seine Daten länger gespeichert werden dürfen, etwa für den Fall, dass der Arbeitgeber die Bewerberdaten für eine mögliche zukünftige vakante Stelle im Auge behalten möchte.
Danach gilt: Bewerbungsunterlagen vernichten
Ist die 6monatige Frist abgelaufen und liegt keine Einwilligung des Bewerbers vor, sind seine Daten zu löschen. Auch wenn es zu einem Anstellungsverhältnis kommt, sind diejenigen Bewerberdaten zurückzugeben/zu löschen, die nicht für die Berufsausübung erforderlich sind.
Arbeitgeber sollten die Aufbewahrungs- und Löschfristen von Bewerberdaten ernst nehmen. Im Falle einer Prüfung durch die Datenschutzbehörden droht anderenfalls ein Bußgeld.
CDH-Mitglieder können sich jederzeit zur weiteren Beratung an ihren CDH-Landesverband wenden.