Müssen Gehaltsabrechnungen per Post nach Hause kommen oder darf der Arbeitgeber sie auch elektronisch bereitstellen – und wenn ja, wie? Eine aktuelle Entscheidung des Bundesarbeitsgerichtes (BAG) bringt die Digitalisierung in Deutschland einen kleinen Schritt weiter.

Das BAG entschied mit Urteil vom 28. Januar 2025 unter dem Aktenzeichen 9 AZR 48/24, dass das Bereitstellen auf einer Onlineplattform grundsätzlich die vorgeschriebene Textform wahre. Der Entscheidung lag der folgende Sachverhalt zu Grunde: Ein Lebensmittel-Discounter stellte die Gehaltsabrechnungen der klagenden Verkäuferin in einem digitalen Mitarbeiterpostfach zur Verfügung, in welchem die Daten passwortgeschützt online abrufbar waren. Auf Grundlage einer Konzernbetriebsvereinbarung war das ab März 2022 die einzige Möglichkeit auf die Abrechnungen zuzugreifen. Dagegen klagte die Beschäftigte und verlangte, ihre Abrechnungen weiterhin in Papierform übersendet zu bekommen.

In der Vorinstanz hatte die Frau noch Erfolg. Die dortigen Richter kamen zu dem Ergebnis, über das Online-Portal würden die Entgeltabrechnungen nicht ordentlich erteilt. Es handele sich um zugangsbedürftige Erklärungen. Das Online-Mitarbeiterpostfach sei nur dann als Empfangsvorrichtung geeignet, wenn der Empfänger es für den Erklärungsempfang bestimmt habe, was die Frau nicht getan habe.

Anders sah dies nun das BAG und verwies die Sache an das LAG Niedersachsen zurück. Das Bereitstellen auf einer Onlineplattform wahre grundsätzlich die von § 108 Abs. 1 Satz 1 GewO vorgeschriebene Textform. Der Anspruch auf Abrechnung des Entgelts von Arbeitnehmern sei eine Holschuld. Diese könne der Arbeitgeber erfüllen, ohne für den Zugang der Abrechnung bei den Beschäftigten verantwortlich zu sein. Das Bereitstellen der Abrechnung genüge, so das BAG. Bei der Bereitstellung dürfen allerdings die Beschäftigten, die keinen Online-Zugriff haben, nicht vergessen werden.

Zumindest aber greife die Konzernbetriebsvereinbarung im Rahmen des § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG nicht unverhältnismäßig in die Rechte von Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern ein, so das BAG. Der Senat sah sich jedoch an einer abschließenden Entscheidung gehindert, weil die Vorinstanzen bisher keine Feststellungen dazu getroffen haben, ob Einführung und Betrieb des digitalen Mitarbeiterpostfachs in die Zuständigkeit des Konzernbetriebsrats fallen. Das muss das LAG nun nachholen.